Als je met een andere zakelijke partij gaat samenwerken, is het verstandig om met een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) de plannen en ideeën van jouw eigen onderneming te beschermen. Je kunt met je nieuwe partner namelijk wel op basis van zakelijk vertrouwen gaan handelen, maar hiermee loop je wel onnodige risico´s. Met een dergelijke overeenkomst zorg je dus voor extra beveiliging van je eigen werk.

Wil je er zeker van zijn dat jouw geheimhoudingsovereenkomst helemaal klopt zodat jouw gedachtengoed veilig is? Ik heb die overeenkomst binnen een mum van tijd voor je opgesteld!

Inhoudsopgave:
Wat is een geheimhoudingsovereenkomst of NDA?
In deze gevallen heb je een geheimhoudingsovereenkomst nodig
Dit staat er in een geheimhoudingsovereenkomst
Juridische sancties bij het overtreden van de overeenkomst
Hoe lang moet de informatie geheim blijven?
Zelf opstellen of toch uitbesteden?

Wat is een geheimhoudingsovereenkomst of NDA?

Een geheimhoudingsovereenkomst, een geheimhoudingsverklaring en een NDA: het is allemaal hetzelfde. NDA staat voor Non Disclosure Agreement, letterlijk vertaald vanuit het Engels is dit een overeenkomst om niet openbaar te maken. En dat is dan ook precies waar het bij een geheimhoudingsovereenkomst over gaat.  

Met een dergelijke overeenkomst maken twee partijen afspraken over het uitwisselen van vertrouwelijke informatie die geheim moet blijven. In de geheimhoudingsovereenkomst bepaal je wat er precies vertrouwelijke informatie is, wat de ontvanger er wel of niet mee mag doen en wat het gevolg is als de ontvanger deze informatie toch openbaar maakt.

De overeenkomst is doorgaans tweezijdig opgesteld. Dat betekent dat er van een situatie wordt uitgegaan waarbij beide partijen vertrouwelijke informatie aan elkaar uitwisselen en dat ze dus over en weer geheimhouding afspreken. Ga jij als enige partij vertrouwelijke informatie verstrekken? Ook dan is het (juist!) belangrijk om een geheimhoudingsovereenkomst op te stellen.

In deze gevallen heb je een geheimhoudingsovereenkomst nodig

Stel dat je een specialistische ZZP’er inhuurt die in de toekomst ook zomaar naar een concurrent zou kunnen vertrekken. Of dat je iemand inschakelt om een patent voor je aan te vragen, of om je over bepaalde bedrijfsprocessen te adviseren. Het is dan wel zo prettig als je de afspraken omtrent een geheimhoudingsplicht officieel vastlegt.

Je kiest dus in de volgende situaties voor een geheimhoudingsverklaring:

  • Bij overleg over de aankoop van producten met unieke of innovatieve eigenschappen;
  • Als je specialisten op projectbasis of met een tijdelijk contract in wil schakelen;
  • Bij onderhandelingen over licenties met vertrouwelijke componenten;
  • Bij overleg over een samenwerking, fusie of overname waarbij alle kaarten op tafel komen te liggen.

Dit staat er in een geheimhoudingsovereenkomst

In principe kun je een geheimhoudingsovereenkomst zo beknopt of uitgebreid maken als je zelf wil, maar het is wel verstandig om er in ieder geval de volgende onderwerpen in terug te laten komen:

  • De betrokken partijen;
  • Het doel van de overeenkomst;
  • Welke informatie geheim moet blijven;
  • Wat er wel en niet met de vertrouwelijke informatie mag worden gedaan;
  • Wie de eigenaar van de verstrekte informatie is;
  • In welk geval of op welk moment de informatie niet langer vertrouwelijk is;
  • De aansprakelijkheid en eventuele boete bij het overtreden van de overeenkomst.

Uiteraard zorg je er ook voor dat alle betrokken partijen de overeenkomst ondertekenen. Alleen dan is het duidelijk wat jullie hebben afgesproken.

Juridische sancties bij het overtreden van de overeenkomst

 Als je samen met een andere partij een geheimhoudingsverklaring of NDA opstelt, is het gebruikelijk dat je ook juridische sancties aan het verbreken van de afspraken koppelt. Dit houdt in dat je dus goed moet omschrijven welke informatie er precies onder de overeenkomst valt.

Om ervoor te zorgen dat de geheimhoudingsplicht ook echt wordt nageleefd, spreek je samen sancties af. Dat kan bijvoorbeeld een vergoeding van geleden schade zijn, of een boete waarvan je de hoogte van het bedrag vooraf in de overeenkomst benoemt. Hiermee maak je het voor alle partijen zo onaantrekkelijk mogelijk om de overeenkomst te negeren en toch de vertrouwelijke informatie met derden te delen.

Hoe lang moet de informatie geheim blijven?

Je legt ook vast hoe lang beide partijen de informatie geheim moeten houden. In ieder geval zo lang als de samenwerking duurt. Maar hoe lang na beëindiging van het project of de samenwerking blijft de geheimhoudingsovereenkomst nog geldig? Denk niet te makkelijk om de verplichting tot geheimhouding oneindig te laten duren: dat kan namelijk als onredelijk worden gezien en door een rechter opzij worden gezet.

Zelf opstellen of toch uitbesteden?

Op basis van de bovenstaande tips kun je zelf een standaard geheimhoudingsovereenkomst opstellen. Het is daarbij wel belangrijk om goed te kijken naar je eigen situatie. Om welke vertrouwelijke informatie gaat het precies? En wat is de waarde van die informatie?

Om er zeker van te zijn dat je als ondernemer geen onnodige risico’s loopt is het verstandig om de geheimhoudingsovereenkomst door een ervaren jurist op te laten stellen. Of om de zelf opgestelde overeenkomst in ieder geval door een specialist te laten controleren.

Kun jij hulp gebruiken bij het opstellen van jouw geheimhoudingsovereenkomst? Dit zijn de mogelijkheden bij Winkens Legal: