Het blijft een ding, die algemene voorwaarden. Daarom vandaag deel 1 van een serie artikelen over Algemene Voorwaarden, met in dit eerste deel focus op de vraag wanneer ze nu wel of niet van toepassing zijn op een overeenkomst.

Algemene voorwaarden – algemeen

Laten we bij het begin beginnen en eerst bekijken wat algemene voorwaarden nu precies zijn. Algemene voorwaarden zijn een set standaard artikelen (voorwaarden dus) welke deel uitmaken van de overeenkomst die je sluit met de klant. Ze zijn niet toegespitst op één specifieke klant en betreffen niet de kern van de overeenkomst, maar ze zijn juist bedoeld om steeds van toepassing te zijn op de diverse overeenkomsten die je sluit. Je regelt er zaken zoals betaaltermijnen, aansprakelijkheden en wat er gebeurt als de overeenkomst niet juist wordt nagekomen. Ook eigendomsvoorbehoud wordt vaak geregeld in algemene voorwaarden. Daarnaast kun je er nog veel meer zaken in regelen, dat is aan jou.

Moet ik algemene voorwaarden hebben?

Nee, het hebben en gebruiken van algemene voorwaarden is niet verplicht. Het is dus jouw eigen keuze of je ze wel of niet gebruikt. Als je ze besluit te gebruiken, zorg er dan wel voor dat je goed weet wat er nu eigenlijk in staat en of dit inderdaad de manier is waarop jij te werk wil gaan. Algemene voorwaarden ontstaan vaak door knip- en plakwerk uit algemene voorwaarden van andere partijen. Daardoor kunnen er tegenstrijdigheden ontstaan wat de duidelijkheid niet ten goede komt. Daarnaast komt het ook regelmatig voor dat je ooit algemene voorwaarden hebt laten opstellen en daar vervolgens nooit meer naar gekeken hebt (het zal wel goed zitten, toch?). Toch is het belangrijk om jouw voorwaarden onder de loep te nemen. Trek je niet onbedoeld teveel aansprakelijkheid naar je toe? En wat zijn nu eigenlijk jouw eigen verplichtingen indien een klant stelt dat jij je werk niet goed hebt gedaan? Ook als je standaardvoorwaarden van een beroepsgroep gebruikt, is het verstandig om deze even goed door te nemen. Wellicht gebruik je liever een eigen opgestelde set algemene voorwaarden.   

Wanneer zijn ze van toepassing?

“Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing”. Voldoende voor toepasselijkheid? Nee!

Als je dan besluit om algemene voorwaarden te gebruiken, moet de volgende hobbel nog genomen worden: de toepasselijkheid. De meeste problemen ontstaan op dit punt. De wederpartij kan namelijk (in een procedure, maar ook daarbuiten) stellen dat zij de algemene voorwaarden nooit heeft gezien en dat je er daarom geen beroep op kunt doen. In een dergelijk geval moet jij bewijzen dat ze wél van toepassing zijn.

Informatieverplichting

Cruciaal is de vraag of aan de klant een redelijke mogelijkheid is geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. De klant moet immers voordat er een overeenkomst bestaat, wel weten onder welke voorwaarden die overeenkomst is gesloten. Voor het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden, moet je ze voorafgaand aan of bij de totstandkoming van de overeenkomst al van toepassing hebben verklaard en ter hand hebben gesteld.

Het meesturen van de algemene voorwaarden bij de factuur is daarom te laat. Op het moment dat jij een factuur stuurt voor jouw werkzaamheden, bestaat er immers al een overeenkomst tussen jou en de klant.

Verwijzing naar algemene voorwaarden

Helaas wordt er nog te vaak gedacht dat het zinnetje “Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing” voldoende is. Dat is het niet!

Je loopt dan namelijk tegen het probleem aan van de ‘redelijke mogelijkheid bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen’. Uit een enkele verwijzing (zonder de daadwerkelijke voorwaarden) weet de klant namelijk nog niet wat er in de algemene voorwaarden staat. De klant weet dan niet waar hij voor tekent en daarom kan in een procedure een beroep worden gedaan op vernietigbaarheid van (bepalingen uit) de algemene voorwaarden. Als je ze meestuurt verwijs je er uiteraard ook naar, maar van belang is dus het daadwerkelijke meezenden.

Maar ze zijn toch gedeponeerd bij de KvK?

Helaas, ook dat is niet voldoende. Verwijzing naar deponering bij de Kamer van Koophandel is slechts in uitzonderlijke gevallen voldoende (namelijk als het redelijkerwijs niet mogelijk is om de algemene voorwaarden ter hand te stellen, zoals bijvoorbeeld bij het sluiten van een overeenkomst per telefoon of bij een een kaartjesautomaat). Aangezien het meesturen van de voorwaarden bij de offerte een zeer eenvoudige handeling is, kun je in dergelijke gevallen niet volstaan met een verwijzing naar de Kamer van Koophandel.

Hoe verklaar ik algemene voorwaarden van toepassing?

Oké, hiervoor heb ik je uitgelegd wat niet voldoende is. Maar hoe zorg je er dan voor dat ze wél van toepassing zijn?

Mijn tip: stuur je algemene voorwaarden altijd mee bij de offerte die je uitbrengt. Doe je dat schriftelijk? Stuur dan je algemene voorwaarden mee en laat de klant ook een handtekening onder de voorwaarden zetten. Staan jouw algemene voorwaarden op de achterkant van je briefpapier gedrukt? Zorg dan dat je daar wel naar verwijst (stellen “ze stonden toch op de achterkant” zal niet voldoende zijn als je ze niet ook van toepassing verklaart. Je kan immers wel van alles op de achterkant van het briefpapier zetten).

Stuur je de offerte digitaal? Stuur je algemene voorwaarden dan mee als bijlage bij de e-mail en zet in de offerte dat ze van toepassing zijn. Laat de klant vervolgens zowel de offerte en de algemene voorwaarden expliciet bevestigen.  

Bied de klant een redelijke mogelijkheid om van de algemene voorwaarden kennis te nemen.

Op deze manier kun je in een procedure een beroep op onbekendheid met de algemene voorwaarden van de wederpartij weerleggen. De wederpartij heeft er immers expliciet mee ingestemd en jij hebt ze meegezonden met de offerte. Je hebt de klant de redelijke mogelijkheid gegeven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Kleine moeite, groot plezier!

Controleren en aanpassen

Benieuwd hoe het inhoudelijk met jouw algemene voorwaarden zit? Neem vrijblijvend contact met mij op!

Ten slotte: dit artikel is informatief bedoeld. Uitzonderingen, mitsen en maren: ik kan er een hele hoop noemen. In mijn artikel probeer ik een algemeen beeld te schetsen, zonder het al te ingewikkeld en lang te maken. Neem voor een specifiek op jou gericht advies altijd contact op.