Of je nu een zelfstandig dienstverlener bent, een bedrijf met werknemers hebt of een eigen webshop runt: algemene voorwaarden zijn essentieel om eventuele onduidelijkheden en geschillen te voorkomen. Maar wat moet er nu eigenlijk allemaal instaan om ervoor te zorgen dat je je zaken juridisch goed op orde hebt? Met dit voorbeeld van algemene voorwaarden help ik je op weg.

Wil je er zeker van zijn dat jouw algemene voorwaarden helemaal kloppen en je ook nog eens veel tijd bespaard? Ik heb die voorwaarden binnen een mum van tijd voor je opgesteld!

Inhoudsopgave:
Dit moet er sowieso in je algemene voorwaarden staan
Een voorbeeld voor het opstellen van algemene voorwaarden
Artikel 1: Definities
Artikel 2: Algemene bepalingen
Artikel 3: Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst
Artikel 4: Verplichtingen van partijen in het algemeen
Artikel 5: Wijziging van de overeenkomst
Artikel 6: Annulering van de overeenkomst
Artikel 7: Uitvoering en levering
Artikel 8: Prijzen, kosten en betalingen
Artikel 9: Aansprakelijkheid en vrijwaring
Artikel 10: Klachten
Artikel 11: Overmacht
Artikel 12: Opschorting en ontbinding
Artikel 13: Intellectuele eigendomsrechten
Artikel 14: Slotbepalingen
Hier moet je op letten als je zelf je algemene voorwaarden wil opstellen

Dit moet er sowieso in je algemene voorwaarden staan

Algemene voorwaarden zorgen ervoor dat de randvoorwaarden voor de levering aan je klanten (ongeacht of het nu om een dienst of een product gaat) duidelijk zijn. Zo weet jouw klant onomwonden waar hij of zij aan toe is en verklein je als ondernemer eventuele risico’s.

Het is niet verplicht om algemene voorwaarden te hebben, maar het is wel zo verstandig om die toch op te (laten) stellen. Bij een overeenkomst met een klant kun je daar altijd op terugvallen als er discussie over bijvoorbeeld leveringen, verplichtingen, garanties of betalingen zijn.

Als je eenmaal algemene voorwaarden hebt, is het wel belangrijk dat je deze bij iedere overeenkomst naar je klanten stuurt. Het is dan meteen duidelijk dat de opdrachtgever met de voorwaarden akkoord gaat zodra de overeenkomst start.

Een voorbeeld voor het opstellen van algemene voorwaarden

Als je nu zelf je algemene voorwaarden op wil stellen, zijn er een aantal onmisbare onderdelen. In je voorwaarden zijn deze onderdelen opgedeeld in artikelen. In het onderstaande voorbeeld zie je aan de hand van de meest voorkomende artikelen waar je op moet letten.

Nu kan het zijn dat deze artikelen niet op jouw situatie van toepassing zijn, of dat er meer (of minder) artikelen nodig zijn. In zo’n geval is een voorbeeld niet voldoende en kun je er beter voor kiezen om de algemene voorwaarden door een professional op te laten stellen. De bepalingen en inhoud zijn namelijk sterk afhankelijk van jouw diensten en je klanten.

Door het opstellen van je algemene voorwaarden uit te besteden weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet, dat je bewust voor alle artikelen kiest en dat het taalgebruik altijd precies klopt.  

Artikel 1: Definities

In dit onderdeel van je algemene voorwaarden leg je uit welke termen je gaat gebruiken. Wie is de opdrachtgever of klant, wie is de opdrachtnemer of leverancier, om welke producten of diensten gaat het en wat wordt er allemaal als geldige communicatie gezien?

Als je bijzondere terminologie voor jouw specifieke branche gebruikt, is dit de plek om deze duidelijk te verklaren.

Artikel 2: Geldigheid van de voorwaarden

De algemene bepalingen gaan erom dat je benoemt in welke gevallen jouw algemene voorwaarden van toepassing zijn en in hoeverre de algemene voorwaarden van de opdrachtgever van toepassing zijn.

Een voorbeeld:

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten tussen [jouw naam] en de Klant. De toepasselijkheid van de eventuele algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Je wil hier ook benoemen of het mogelijk is om onder bepaalde omstandigheden van de algemene voorwaarden af te wijken. Het is het beste om bij deze optie te benadrukken dat dergelijke afwijkingen alleen schriftelijk overeengekomen kunnen worden.

Artikel 3: Aanbod en totstandkoming van de overeenkomst

Dit onderdeel is echt maatwerk Afhankelijk van wat je precies aanbiedt en hoe jouw aankoopprocedure gaat, weet je hoe je dit artikel in moet vullen. De totstandkoming van een overeenkomst voor een webshop is namelijk anders dan bij een grafisch vormgever.

Als je bijvoorbeeld een grafisch vormgever bent, zou je het volgende kunnen vaststellen:

Elk aanbod van [jouw naam] is vrijblijvend, ook in geval daarin een geldigheidstermijn is vermeld. Nadat het aanbod is geaccepteerd, kan [jouw naam] de overeenkomst binnen twee werkdagen herroepen. 

Als een aanbod van [jouw naam] een kennelijke fout of vergissing bevat, alsmede aan een aanbod van [jouw naam] dat gebaseerd is op door de Klant verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens, kan de Klant geen rechten ontlenen.

Iedere Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het aanbod van [jouw naam] heeft aanvaard.

Als je nu hele andere diensten of producten aanbiedt, hoor je het bovenstaande voorbeeld grondig aan te passen om te voorkomen dat je onnodige risico’s loopt.

Artikel 4: Verplichtingen van partijen in het algemeen

Dit artikel is optioneel en alleen van toepassing in het geval van dienstverlening. Zo heb je als vormgever die de opdracht krijgt om een flyer te ontwerpen wel het logo en de huisstijlkleuren van de opdrachtgever nodig om je werk te kunnen doen. Je hebt dus medewerking nodig.

Als je te maken hebt met een bepaalde datum waarop de overeenkomst door jou uitgevoerd moet worden, heb je de informatie van de klant ook op tijd nodig. Daarom neem je ook op dat de klant verplicht is om de informatie tijdig te verstrekken.

Het belangrijkste onderdeel van dit artikel is dat je aangeeft wat jouw verplichting als opdrachtnemer is. Ga je een inspanningsverplichting of een resultaatverplichting aan? Dit is echt een bepaling waarmee jij jezelf heel goed kan beschermen of onnodige risico’s binnenhaalt als je hem onjuist opstelt.

Artikel 5: Wijziging van de overeenkomst

Is er ruimte om tussentijds de afspraken aan te passen? Als dat zo is, is het belangrijk om hier te definiëren onder welke omstandigheden dat mogelijk is en hoe dat wordt bekrachtigd.

Een voorbeeld:

Indien de Klant de Overeenkomst op enig moment wil wijzigen, dan is dat pas mogelijk nadat beide partijen daar schriftelijk akkoord op hebben gegeven. [Jouw naam] geeft aan wat de gevolgen zijn van de wijziging voor de oorspronkelijke prijs en leverdatum.

Een vermindering van het werk onder de Overeenkomst wordt gezien als (gedeeltelijke) annulering. Hiervoor wordt verwezen naar de bepalingen uit artikel 6 over annulering.

Artikel 6: Annulering van de overeenkomst

In dit artikel van je algemene voorwaarden wil je bepalen wat er gebeurt als de opdrachtgever of klant besluit om de opdracht of bestelling (gedeeltelijk) te annuleren. In hoeverre heb je dan nog recht op betaling? En kun je aanvullende kosten in rekening brengen?

Een voorbeeld:

Indien de Klant overgaat tot tussentijdse annulering van de Overeenkomst, is de [jouw naam] gerechtigd vergoeding te vorderen van de winstderving ten gevolge van de annulering ontstaan. Ook worden alle gemaakte uren en overige kosten in rekening gebracht bij de Klant. Het voorgaande laat de dwingende wettelijke rechten van Consumenten onverlet.

Ook hier gaat het om specifiek maatwerk. Let dus heel goed op wat je hier bepaalt! Je kunt hier ook werken met een staffel: afhankelijk van het moment van annuleren, wordt er een bepaald percentage van de oorspronkelijke prijs in rekening gebracht.

Artikel 7: Uitvoering en levering

Het is natuurlijk ook belangrijk dat er in je algemene voorwaarden staat vermeld hoe jij je werk uitvoert en/ of producten gaat leveren. Als we teruggaan naar het voorbeeld van de grafische vormgever: hoe ga je die ontworpen flyer aanleveren? Bepaal bijvoorbeeld dat je in principe altijd PDF bestanden inclusief snijtekens aanlevert, tenzij vooraf anders overeengekomen.

Benoem ook hoe vaak een opdrachtgever met correcties mag komen, en hoeveel tijd een opdrachtgever krijgt om het ontwerp te beoordelen. En wat doe je als de klant het ontwerp volledig afkeurt?

Als je producten levert, is het belangrijk om te definiëren hoe je de producten gaat leveren. En wat er gebeurt als een product beschadigd bij de ontvanger aankomt.

Als je een webshop of winkel hebt, is het daarnaast noodzakelijk dat je ook bepalingen over het herroepingsrecht opneemt. Dit zou je in dit artikel kunnen zetten, maar je kunt hier ook een apart artikel voor maken.  

Artikel 8: Prijzen, kosten en betalingen

Wat ook niet in je algemene voorwaarden mag ontbreken zijn bepalingen over prijzen, kosten en betalingstermijnen. Zo wil je vermelden dat de prijzen voor jouw diensten of producten inclusief of juist exclusief BTW worden genoemd. En dat je bijvoorbeeld alleen betalingen via overboekingen accepteert.

Daarnaast is het verstandig om in dit artikel een bepaling op te nemen waarin je het recht op verrekening voor de klant uitsluit. Zo kun je ervoor zorgen dat jij jouw facturen altijd betaald krijgt, ook al zou de klant van mening zijn dat jij de klant juist zou moeten betalen (bijvoorbeeld als jouw klant van mening is schade te hebben geleden door jouw toedoen). De discussie over jouw schadeplichtigheid kun je dan los voeren, maar jouw factuur wordt in ieder geval betaald.

Dit zijn een paar voorbeelden van gangbare voorwaarden:

Tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld, zijn alle door [jouw naam] vermelde en door de Klant verschuldigde bedragen exclusief btw.

Tenzij Partijen reeds schriftelijk anders zijn overeengekomen, is [jouw naam] gerechtigd gedeeltelijke of volledige vooruitbetaling van de Klant te vorderen. In geval van een duurovereenkomst zal [jouw naam] de Klant maandelijks factureren.

Betalingen dienen te geschieden middels overboeking, binnen de door [jouw naam] op de factuur vermelde termijn. [jouw naam] hanteert een standaard betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.

[jouw naam] is gerechtigd de aan de Klant toekomende facturen uitsluitend per e-mail aan hem beschikbaar te stellen.

Indien tijdige betaling achterwege blijft, treedt het verzuim van de Klant van rechtswege in. Vanaf de dag dat dit verzuim intreedt, is de Klant, over het openstaande bedrag, een rente van 2% per maand verschuldigd, waarbij een gedeelte van een maand als volledige maand wordt aangemerkt. In afwijking van de vorige zin, geldt in plaats van de daar bedoelde contractuele rente, de wettelijke rente indien de Klant een Consument is.

Alle redelijke kosten, zowel gerechtelijke, buitengerechtelijke als executiekosten, gemaakt ter verkrijging van door de Klant verschuldigde bedragen, komen voor rekening van de Klant.

Artikel 9: Aansprakelijkheid en vrijwaring

Het onderdeel aansprakelijkheid is één van de allerbelangrijkste onderdelen in de algemene voorwaarden, maar ook dit is weer echt maatwerk. Het is ontzettend afhankelijk van wat je gaat leveren om dit goed af te timmeren.

Dit is een voorbeeld van wat je in ieder geval wil bepalen. Let op! Dit zijn slechts enkele bepalingen en dit is geen volledig artikel om jouw aansprakelijkheid in te beperken:

Aansprakelijkheid is altijd beperkt tot enkel directe schade. Opdrachtnemer is nooit aansprakelijk voor Indirecte schade, waaronder bijvoorbeeld (maar niet uitsluitend) gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade, gemiste besparingen etc.

De omvang van enige aansprakelijkheid is te allen tijde beperkt tot maximaal de overeengekomen waarde van de overeenkomst, maar zal nooit meer bedragen dan wat wordt uitgekeerd door de verzekering van Opdrachtnemer.

Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor alle aanspraken van derden die schade lijden of menen te lijden door de uitvoering van de overeenkomst door Opdrachtnemer.

Artikel 10: Klachten

Je hoopt er niet op, maar toch kan het gebeuren dat een opdrachtgever of afnemer een klacht heeft. Vertel hoe die klachten kunnen worden ingediend en hoe ze worden behandeld.

Een voorbeeld:

De Klant is gehouden om iedere klacht omtrent de uitvoering van de Overeenkomst door [jouw naam] direct na constatering aan [jouw naam] schriftelijk en gemotiveerd kenbaar te maken.

Ook indien de Klant tijdig en gemotiveerd klaagt, blijft zijn verplichting bestaan tot volledige en tijdige betaling, alsmede zijn verplichting tot verdere nakoming van de Overeenkomst, onverminderd de dwingende wettelijke rechten die een Consument jegens [jouw naam] kan doen gelden.

Artikel 11: Overmacht

Laat in je algemene voorwaarden ook weten in welke gevallen er sprake is van overmacht, waardoor eerder gemaakte afspraken (zoals bijvoorbeeld deadlines) niet nagekomen kunnen worden.

Een voorbeeld:

Helaas kan het voorkomen dat [jouw naam] zijn/haar verplichtingen uit de overeenkomst niet kan nakomen als gevolg van overmacht. Als dat het geval is, zal [jouw naam] dit zo snel mogelijk bij jou kenbaar maken. De nakoming van de overeenkomst door [jouw naam] wordt in dat geval net zo lang opgeschort als de overmacht duurt.

Er is sprake van overmacht als [jouw naam] na de totstandkoming van de overeenkomst niet aan  verplichtingen kan voldoen als gevolg van een oorzaak of situatie die buiten de schuld of risicosfeer van [jouw naam] ligt. Je kan dan denken aan ziekte, maar ook zaken zoals brand, waterschade, overstroming, werkstaking bij bezorgdiensten, overheidsmaatregelen, een pandemie of epidemie of bijvoorbeeld rellen. De opsomming uit dit artikel zijn voorbeelden om je een beeld te geven, maar er kunnen ook andere situaties zijn die hier niet zijn genoemd maar die wel onder overmacht vallen. 

Als de situatie van overmacht langer dan één maand duurt, kunnen beide partijen de overeenkomst ontbinden zonder rechterlijke tussenkomt.  

Artikel 12: Opschorting en ontbinding

Als opdrachtnemer of leverancier heb je, als je dit afspreekt, zelf ook het recht om een opdracht of levering te annuleren, dus neem vooral ook een artikel op waarin je dit benoemt. Dit zou een onderdeel daarvan kunnen zijn:

[jouw naam] is, indien de omstandigheden rechtvaardigen, bevoegd de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten of de Overeenkomst met directe ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden, indien en voor zover de Klant zijn verplichtingen uit de Overeenkomst niet, niet tijdig of niet volledig nakomt. Dit geldt ook indien na het sluiten van de Overeenkomst bij [jouw naam] ter kennis gekomen omstandigheden goede grond geven te vrezen dat de Klant zijn verplichtingen niet zal nakomen.

Artikel 13: Intellectuele eigendomsrechten

Als jij actief bent in de creatieve sector, denk aan grafisch vormgever, schrijver, designer, website-ontwikkelaar en noem maar op: dan heb je te maken met intellectuele eigendomsrechten.

De ene persoon draagt met alle liefde de ontstane auteursrechten over aan de klant. De andere persoon wil deze rechten graag bij zichzelf houden en geeft aan de klant een licentie om het ontwikkelde werk te gebruiken voor alleen het doel waar de overeenkomst voor is aangegaan. Hoe zit dat bij jou? Daar denk je over na in dit artikel en je legt de uitgangspunten vast.

Artikel 14: Slotbepalingen

Als laatste onderdeel van de algemene voorwaarden vul je nog wat overgebleven onduidelijkheden in. Vaak gaan deze bepalingen over het toepasselijke recht. In het geval van internationale B2B verkoop van producten heb je bijvoorbeeld te maken met internationale wetgeving. Je kunt die wetgeving in dit artikel uitsluiten.    

Dit is hier een voorbeeld van:

Op iedere Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

Behoudens voor zover de wet daaraan in de weg staat, wordt uitsluitend de bevoegde rechter binnen het arrondissement van de vestigingsplaats van [jouw naam] aangewezen om van eventuele gerechtelijke geschillen tussen Partijen kennis te nemen.

Hier moet je op letten als je zelf je algemene voorwaarden wil opstellen

De bovenstaande voorbeelden kun je gebruiken om je eigen algemene voorwaarden op te stellen. Houd er alleen rekening mee dat – tenzij je zelf genoeg juridische ervaring hebt – die voorwaarden toch nog ruimte voor onnodige risico’s geven.

Het is in ieder geval geen goed idee om standaard algemene voorwaarden te gebruiken of om de algemene voorwaarden van een concurrent klakkeloos te kopiëren. Je wil geschillen, discussies en problemen voorkomen, dat kan alleen als jouw voorwaarden exact kloppen met datgene wat je doet en/ of levert.

Als je risico’s wil vermijden laat je jouw algemene voorwaarden door een specialist opstellen. Zo weet je zeker dat je ’s nacht rustig kunt slapen.

Winkens Legal heeft al talloze ondernemers geholpen met algemene voorwaarden waardoor zij juridisch hun zaakjes perfect op orde hadden.