Een samenwerking tussen twee zakelijke partners kun je in veel opzichten vergelijken met een huwelijk: je vertrouwt elkaar en je ziet samen een mooie toekomst in het verschiet. Maar ook al is de klik nog zo goed, toch is het verstandig om met een samenwerkingsovereenkomst afspraken op papier te zetten. Ook bij de beste samenwerkingsverbanden kan de liefde namelijk wel eens overgaan. En dan is het wel zo prettig als je op een goede samenwerkingsovereenkomst terug kunt vallen.

Wil je er zeker van zijn dat jouw samenwerkingsovereenkomst helemaal klopt zodat je geen enkel risico loopt? Ik heb die overeenkomst binnen een mum van tijd voor je opgesteld!

Inhoudsopgave:
Wat is een samenwerkingsovereenkomst?
Wat leg je in een samenwerkingsovereenkomst vast?
Een samenwerkingsovereenkomst voor ZZP’ers
Een voorbeeld van een samenwerkingsovereenkomst
Artikel 1: Doel en wijze van samenwerking
Artikel 2: Duur
Artikel 3: Participatie
Artikel 4: Samenwerkingsoverleg
Artikel 5: Verdeling van kosten
Artikel 6: Verdeling van inkomsten
Artikel 7: Tussentijdse uitbreiding van activiteiten
Artikel 8: Slotbepaling
Optionele onderdelen voor een samenwerkingsovereenkomst

Wat is een samenwerkingsovereenkomst?

Een samenwerkingsovereenkomst (ook wel samenwerkingscontract genoemd) is een overeenkomst waarbij minimaal twee partijen afspraken over hun samenwerking op schrift zetten. Je hebt zo’n overeenkomst nodig als je met een andere ondernemer of bedrijf gaat samenwerken om een gemeenschappelijk doel te bereiken. Vaak is dat doel het maken van winst en bundel je daarvoor je krachten.

Die samenwerkingsovereenkomst is vooral organisatorisch van groot belang. In de praktijk komt het namelijk regelmatig voor dat een partnership niet of niet goed wordt vastgelegd, waardoor er conflicten met juridische en financiële gevolgen ontstaan. Het is daarom verstandig om vast te leggen wat er gebeurt als je compagnon bijvoorbeeld zijn of haar afspraken niet nakomt en jij daar financieel de dupe van wordt.

Gebruik hiervoor geen algemene overeenkomst, maar maak hiervoor altijd een eigen samenwerkingsovereenkomst op maat. Iedere samenwerking is namelijk anders. In de onderstaande voorbeelden voor samenwerkingsovereenkomsten vind je een leidraad voor het opstellen van je eigen overeenkomst. Houd er alleen wel rekening mee dat er daarnaast ook het nodige maatwerk nodig is.

Wat leg je in een samenwerkingsovereenkomst vast?

Een samenwerkingsovereenkomst is niet wettelijk geregeld zoals bij bijvoorbeeld een huur- of arbeidsovereenkomst. Hierdoor hebben de partijen alle vrijheid om de samenwerking precies volgens hun eigen wensen en omstandigheden vast te leggen.

Het is in ieder geval verstandig om de volgende onderdelen in de overeenkomst terug te laten komen:

  • Het doel van de samenwerking;
  • De taken van de afzonderlijke partijen;
  • Verdeling van de kosten en opbrengsten van de samenwerking;
  • Wat er gebeurt als een van de partijen niet in staat blijkt te zijn om de afgesproken taken uit te voeren;
  • Wanneer (of in welk geval) de samenwerking beëindigd wordt;
  • De procedure bij een onderling geschil.

Het is vrij makkelijk om een samenwerkingsovereenkomst te regelen, maar toch doen veel ondernemers dat vaak niet omdat ze op basis van vertrouwen handelen. Hier heb je alleen erg weinig aan als een partij zijn of haar afspraken niet nakomt. Door een samenwerking schriftelijk vast te leggen, kun je een hoop narigheid voorkomen.

Een samenwerkingsovereenkomst voor ZZP’ers

Nu kan het lijken alsof zo’n samenwerkingsovereenkomst vooral geschikt is voor zakelijke samenwerkingen tussen grotere bedrijven. Maar ook als ZZP’er is het een goed idee om onderlinge afspraken op papier te zetten. Zeker nu het steeds gebruikelijker is dat bedrijven met ZZP’ers samenwerken en dat ZZP’ers beslissen om samen de krachten te bundelen.

Voorbeelden waarbij je als ZZP’er een samenwerkingsovereenkomst goed kunt gebruiken:

Je bent een freelance grafisch ontwerper en je bent van plan om samen te gaan werken met een andere grafische ontwerper om samen een groot project uit te gaan voeren. De klant waarvoor jullie gaan werken, is een jarenlange klant van jou. Dan wil je niet dat jouw partner na dit project er met jouw klant vandoor gaat! Daarom spreek je in de samenwerkingsovereenkomst af dat de andere partij de klant niet zelfstandig mag gaan bedienen.

Het kan ook zijn dat je met een andere ZZP’er gaat samenwerken om een gezamenlijke klant te helpen. Maar wat gebeurt er als jouw partner zijn of haar afspraken niet nakomt en jij voor extra werk komt te staan dat je niet kunt factureren?

Met een samenwerkingsovereenkomst bescherm je je belangen en zorg je ervoor dat je altijd rustig kunt slapen, ook als je partner er een rommeltje van maakt of bijvoorbeeld als één van jullie er tussentijds mee wil stoppen.

Een voorbeeld van een samenwerkingsovereenkomst

Een goede samenwerkingsovereenkomst bestaat uit afzonderlijke artikelen waarin de verschillende onderwerpen worden besproken. Maar voordat je met die artikelen begint, is het zaak om eerst de verschillende partijen in de overeenkomst te benoemen. Noem daarbij de namen van personen die het bedrijf rechtsgeldig vertegenwoordigen.

Artikel 1: Doel en wijze van samenwerking

In dit eerste artikel leg je vast wat het doel van de samenwerking is en wie er verantwoordelijk is voor zaken als het voeren van de administratie en de coördinatie van de activiteiten.

Artikel 2: Duur

Geef aan op welke datum de samenwerkingsovereenkomst ingaat en of er ook sprake is van een bepaalde einddatum. Het kan zijn dat hier afspreekt dat er eerst een proefperiode van bijvoorbeeld een paar maanden is en dat deze na een positieve evaluatie in een definitief samenwerkingsverband wordt omgezet.

Bepaal hier ook of er sprake is van mogelijke verlengingen en onder welke voorwaarden er wordt verlengd. Het is ook verstandig om hier te benoemen of het mogelijk is om de samenwerking voortijdig te beëindigen. Zorg ervoor dat je dan ook afspreekt hoe zo’n beëindiging plaatsvindt. Mag dat ook met een simpel WhatsApp bericht of moet het toch wat formeler per mail?

Artikel 3: Participatie

Als je gaat samenwerken zal er ook een bepaalde taakverdeling nodig zijn. Geef daarom aan wie welke taken, in welke omvang en onderlinge verhouding oppakt. Denk ook na over de tijdsbesteding: wat schatten jullie in?

Vergeet hier niet te benoemen wat de procedure is als een van de partijen niet aan zijn of haar verplichtingen kan voldoen.

Artikel 4: Samenwerkingsoverleg

Bij een samenwerking komt ook het nodige overleg kijken. Leg dus vast hoe vaak dat overleg plaatsvindt, wie er aan het overleg deelnemen en wat het doel van dat overleg is. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

  • Op de hoogte houden van de voortgang van een of meerdere projecten;
  • Het coördineren van de activiteiten.

Een overleg is vaak veel effectiever als er een (vaste) voorzitter is, dus benoem dat ook. Het kan zijn dat er een vaste voorzitter is of dat die rol wisselt.

Artikel 5: Verdeling van kosten

Bij een samenwerkingsovereenkomst kan er ook sprake zijn van bepaalde kosten. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om samen een kantoorpand te betrekken. In zo’n geval kun je afspreken om de kosten voor de huur en inrichting gelijkwaardig te delen. Maar wat als de één veel meer ruimte en apparatuur of materiaal nodig heeft dan de ander? Dan is het een goed idee om dat in de verdeling van kosten mee te nemen.

Besef dat de inbreng van tijd en inspanning ook kosten zijn. Tijd is immers geld. Het is prima als jij tijdens de samenwerking al het klantcontact en de coördinatie van het project op je neemt, maar daarmee heb je wel meer ‘kosten’ dan je partner.

Artikel 6: Verdeling van inkomsten

Maak ook afspraken over de verdeling van de inkomsten die uit de samenwerkingsovereenkomst voortvloeien. Het gaat er niet noodzakelijkerwijs om dat het helemaal evenredig wordt verdeeld, het is wel zaak dat alle partijen op de hoogte van de verdeling zijn.

Artikel 7: Tussentijdse uitbreiding van activiteiten

Projecten zijn door voortschrijdend inzicht regelmatig aan veranderingen onderhevig. Het kan dus zo zijn dat er tijdens de samenwerking besloten wordt dat er meer werk gedaan moet worden. Dat kan op tijdelijke basis zijn, maar het kan ook meer definitieve vormen aannemen. Maak dus afspraken over de eventuele gevolgen van zulke uitbreidingen.

Artikel 8: Slotbepaling

Het laatste artikel van de overeenkomst is om vast te stellen dat de samenwerkingsovereenkomst alleen met instemming van alle partijen gewijzigd kan worden. Je kunt het eventueel uitbreiden door te stellen dat afzonderlijke partijen geen aanspraak kunnen maken op de onderlinge verrekening van schulden die tijdens de samenwerking zijn ontstaan, tenzij dit anders in deze overeenkomst is bepaald.

Optionele onderdelen voor een samenwerkingsovereenkomst

De bovenstaande voorbeelden voor een samenwerkingsovereenkomst vormen een standaard situatie met weinig toeters en bellen. Het is verstandig om dit bij samenwerkingen met grotere partijen of grotere belangen aan te vullen met artikelen die meer specificeren over:

  • Financiële administratie en verantwoording;
  • Projectleider;
  • Personeel en diensten;
  • Activiteiten, projecten, werkplannen en begrotingsvoorstellen;
  • Begrotingscommissie.

Het gaat er in ieder geval om dat je tijdens een samenwerking als ondernemer geen ruimte voor onduidelijkheden en risico’s over laat. Als je risico’s wil vermijden laat je jouw samenwerkingsovereenkomst door een specialist opstellen (of nalezen). Zo weet je zeker dat je ’s nacht rustig kunt slapen.

Winkens Legal heeft al talloze ondernemers met overeenkomsten geholpen waardoor zij juridisch hun zaakjes perfect op orde hadden.