Het blijft een ding, die algemene voorwaarden. Daarom vandaag deel 1 van een serie artikelen over Algemene Voorwaarden, met in dit eerste deel focus op de vraag wanneer ze nu wel of niet van toepassing zijn op een overeenkomst.
Wat zijn algemene voorwaarden?
Laten we bij het begin beginnen en eerst bekijken wat algemene voorwaarden nu precies zijn. Algemene voorwaarden zijn een set standaard artikelen (voorwaarden dus) die deel uitmaken van de afspraken met je klant.
Algemene voorwaarden zijn niet toegespitst op één specifieke klant. Ze gaan niet de kern van de overeenkomst (dus niet de prijs van het product of de dienst), maar ze zijn juist bedoeld om algemeen van toepassing te zijn op alles wat je doet.
Je regelt er dingen zoals betaaltermijnen, aansprakelijkheden en wat er gebeurt als de overeenkomst niet juist wordt nagekomen. Ook eigendomsvoorbehoud wordt vaak geregeld in algemene voorwaarden. Daarnaast kun je er nog veel meer in regelen, dat is aan jou.
Moet ik algemene voorwaarden hebben?
Nee, het hebben en gebruiken van algemene voorwaarden is niet verplicht. Het is dus jouw eigen keuze of je ze wel of niet gebruikt. Als je ze besluit te gebruiken, zorg er dan wel voor dat je goed weet wat er nu eigenlijk in staat en of dit inderdaad de manier is waarop jij te werk wil gaan.
Algemene voorwaarden ontstaan vaak door knip- en plakwerk. Daardoor kunnen er tegenstrijdigheden ontstaan waardoor ze onduidelijk worden. Ook komt het regelmatig voor dat je ooit algemene voorwaarden hebt laten opstellen en daar vervolgens nooit meer naar gekeken hebt (het zal wel goed zitten, toch?).
Toch is het belangrijk om jouw voorwaarden zo nu en dan eens door te lezen. Trek je niet onbedoeld teveel aansprakelijkheid naar je toe? En wat zijn nu eigenlijk jouw eigen verplichtingen als een klant vindt dat jij je werk niet goed hebt gedaan? Ook als je standaardvoorwaarden van een beroepsgroep gebruikt, is het verstandig om deze even goed door te nemen. Misschien gebruik je liever een eigen opgestelde set algemene voorwaarden.
Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?
“Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing”. Voldoende voor toepasselijkheid? Nee!
Als je dan besluit om algemene voorwaarden te gebruiken, moet de volgende hobbel nog genomen worden: de toepasselijkheid. De meeste problemen ontstaan op dit punt. De klant kan namelijk (in de rechtbank, maar ook daarbuiten) zeggen dat zij de algemene voorwaarden nooit heeft gezien en dat je er daarom geen beroep op kunt doen. Dan moet jij bewijzen dat ze wél van toepassing zijn.
Waarom is het geven van algemene voorwaarden nodig?
Cruciaal is de vraag of aan de klant de optie is geboden om de algemene voorwaarden te bekijken. De klant moet natuurlijk voordat er een overeenkomst bestaat, wel weten onder welke voorwaarden die overeenkomst is aangegaan. Voor het van toepassing verklaren van algemene voorwaarden, moet je ze van te voren aan of op het moment dat de overeenkomst wordt aangegaan, al hebben benoemd en ze hebben meegestuurd.
Het meesturen van de algemene voorwaarden bij de factuur is daarom te laat. Op het moment dat jij een factuur stuurt voor jouw werkzaamheden, bestaat er namelijk al een overeenkomst tussen jou en de klant. Anders hoef je geen factuur te sturen 😉
Hoe verwijs ik naar mijn algemene voorwaarden?
Helaas wordt er nog te vaak gedacht dat het zinnetje “Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing” voldoende is. Dat is het niet!
Je loopt dan namelijk tegen het probleem aan dat de klant niet de mogelijkheid heeft gehad om ze te lezen. Als je ze alleen benoemt zonder ze mee te sturen, weet de klant namelijk nog niet wat er in de algemene voorwaarden staat. De klant weet dan niet waar hij voor tekent en daarom kan een rechter in een procedure zeggen dat ze niet van toepassing zijn. Als je ze meestuurt verwijs je er uiteraard ook naar, maar van belang is dus het meesturen.
Maar mijn algemene voorwaarden zijn toch gedeponeerd bij de KvK?
Helaas, ook dat is niet voldoende. Verwijzing naar deponering bij de Kamer van Koophandel is alleen in uitzonderlijke gevallen voldoende (namelijk als het niet mogelijk is om de algemene voorwaarden te geven, zoals bijvoorbeeld bij het sluiten van een overeenkomst per telefoon of bij een een kaartjesautomaat). Aangezien het meesturen van de voorwaarden bij de offerte een eenvoudige handeling is, kun je in dit soort gevallen niet volstaan met een verwijzing naar de Kamer van Koophandel.
Hoe verklaar ik algemene voorwaarden van toepassing?
Oké, hiervoor heb ik je uitgelegd wat niet voldoende is. Maar hoe zorg je er dan voor dat ze wél van toepassing zijn?
Mijn tip: stuur je algemene voorwaarden altijd mee bij de offerte die je uitbrengt. Doe je dat schriftelijk? Stuur dan je algemene voorwaarden mee en laat de klant ook een handtekening onder de voorwaarden zetten. Staan jouw algemene voorwaarden op de achterkant van je briefpapier gedrukt? Zorg dan dat je daar wel naar verwijst (zeggen “ze stonden toch op de achterkant” zal niet voldoende zijn als je ze niet ook van toepassing verklaart. Je kan namelijk wel van alles op de achterkant van het briefpapier zetten).
Stuur je de offerte digitaal? Stuur je algemene voorwaarden dan mee als bijlage bij de e-mail en zet in de offerte dat ze van toepassing zijn. Laat de klant vervolgens zowel de offerte en de algemene voorwaarden expliciet bevestigen.
Zorg dat jouw klant de optie heeft om de algemene voorwaarden te lezen.
Door ze mee te sturen, kan jouw klant in een procedure niet zeggen “ik heb ze niet gehad”. De klant heeft er namelijk expliciet mee ingestemd en jij hebt ze meegezonden met de offerte. Je hebt de klant de optie gegeven om de algemene voorwaarden te lezen. Kleine moeite, groot plezier!
Algemene voorwaarden controleren en aanpassen
Ben je benieuwd hoe het inhoudelijk met jouw algemene voorwaarden zit? Neem vrijblijvend contact met mij op!
Ten slotte: dit artikel is informatief bedoeld. Uitzonderingen, mitsen en maren: ik kan er een hele hoop noemen. In mijn artikel probeer ik een algemeen beeld te schetsen, zonder het al te ingewikkeld en lang te maken. Neem voor een specifiek op jou gericht advies altijd contact op.